Effiziente und moderne Prozesse sind der Schlüssel für den langfristigen Erfolg von Unternehmen in einer dynamischen, sich ständig wandelnden Geschäftswelt. Historisch gewachsene Arbeitsabläufe können oft nicht mehr mit den Anforderungen moderner Technologien und Arbeitsweisen (z. B. KI unterstütze Prozesse) Schritt halten. Warum müssen Prozesse neu gedacht werden? Weil sie ohne Anpassung an die heutigen Herausforderungen ineffizient und fehleranfällig bleiben. Wie kann das gelingen? Durch eine klare Analyse des IST-Zustands, das Identifizieren von Pain Points und Blindspots sowie das Priorisieren von Massnahmen zur Optimierung. Wo sollte das passieren? Am besten an einem neutralen Ort, der Raum für neue Perspektiven schafft – wie zum Beispiel in der speziell eingerichteten Workshop-Location, der Innoveto "the kitchen" in Zürich.
Einblick in den Workshop: Das Projektteam bespricht die Prozessvisualisierung im IST-Prozess
Da Arbeitsabläufe historisch wachsen, werden sie oft umständlich und fehleranfällig. Weil auch die Komplexität der Arbeit zunimmt, können bisherige Abläufe mit modernen Anforderungen nicht Schritt halten. Durch den Einsatz neuer Technologien wie Künstlicher Intelligenz können Prozesse optimiert und automatisiert werden. Das führt zu dynamischeren Abläufen, weniger Fehlern und einer höheren Gesamtproduktivität. Wer Prozesse an die heutigen Möglichkeiten anpasst, schafft eine solide Grundlage für nachhaltigen Erfolg und Wettbewerbsfähigkeit.
Als Entscheidungs- und Diskussionsgrundlage bestimmt ein detailliert skizzierter IST-Prozess den weiteren Verlauf des Workshops. Im Team erarbeiten wir Schritt für Schritt eine Optimierung – und zwar nicht, wie sich der Prozess in der Theorie hübsch anhört, sondern wie er im Alltag tatsächlich gelebt werden soll.
In diesem Schritt wird es schmerzhaft. Nach der Auslegeordnung des IST-Prozesses tauchen wir nach klaren Strukturen tief in den Prozess ein und forschen nach Pain Points: Sie sind es, die die Effizienz hemmen, Fehler provozieren und der Motivation den Stecker ziehen. Gleichzeitig halten wir Ausschau nach Bilndspots – also nach Aspekten, die im bisherigen Prozess nicht berücksichtigt sind, aber eine positive Wirkung auf das Schaffen haben können.
Man steht vor einem Berg von Herausforderungen und Möglichkeiten und weiss nicht, wo man beginnen soll: Dieser Herausforderung nehmen wir uns im dritten Teil des Workshops an. Nach klaren Kriterien beurteilen wir die Pain Points und Blindspots und erstellen eine «Rangliste». Sie wird uns helfen, die Arbeiten anzugehen, ohne uns zu verzetteln.
Wo wir starten sollen, ist geklärt. Das Wie aber wirft noch Fragen auf? Im Nachgang zum Workshop dokumentiert Innoveto alle erarbeiteten Resultate und ergänzt sie mit Handlungsempfehlungen, die bei einem gemeinsamen Gespräch besprochen werden.